Apartman yönetiminde en sık duyulan şikâyet şudur: “Paramızın nereye gittiğini bilmiyoruz.” Bu sorunu çözmek için kendi yönetim platformumuzu geliştirdik.
NovaBina, Akal Yönetim’in 2010’dan bu yana sahada edindiği tecrübeden doğdu. Aidat takibinde, arıza ve talep süreçlerinde, kurul toplantılarında yaşadığımız her zorluk yazılımın bir özelliğine dönüştü; Akal Yönetim de günlük işinde NovaBina’yı kullanarak bu tecrübeyi platforma aktarmaya devam ediyor. Yani NovaBina masa başında tasarlanmış bir program değil, bir yönetim şirketinin pratiğinden çıkmış bir araçtır.
Paylaşılan şey tecrübedir, veri değil. NovaBina’yı kullanan her yönetim firmasının kayıtları (binalar, daireler, kat malikleri, borçlar, ödemeler) yalnızca o firmaya aittir. Akal Yönetim dahil başka hiçbir firma bu kayıtları göremez; bir firmanın verisi Akal Yönetim’e ya da başka bir firmaya geçmez.
NovaBina, yönettiğimiz yapılardaki kat maliklerine ve kiracılara açık bir portaldır. Aidat borcunuzu, yapılan ödemeleri, binanın aylık gelir-gider tablosunu, duyuruları ve açtığınız arıza taleplerinin durumunu telefonunuzdan görebilirsiniz.
Talep açmaktan sonuca: kapalı bir döngü
Klasik yönetimde bir arıza şöyle bildirilir: yöneticiyi ararsınız, o da görevliye söyler. Kayıt yoktur. İki hafta sonra “ben söylemiştim”, “bana ulaşmadı” tartışması başlar ve kimin haklı olduğu bilinemez.
NovaBina’da aynı iş şöyle yürür:
- Sakin uygulamadan talebini açar: arıza, şikâyet ya da istek. Gerekirse fotoğraf ekler.
- Talep yönetime düşer ve ilgilisine atanır. Açılış saati, kimin açtığı ve kime atandığı kayıt altındadır.
- Durum değiştikçe sakin bilgilendirilir: talep alındığında, işleme başlandığında ve sonuçlandığında. Bildirim SMS, e-posta ve uygulama bildirimi olarak gider; sakin hangisini isterse onu alır.
- Kapanışta ne yapıldığı yazılır. Talep kapandığında geçmişi silinmez; daire bazında geçmişe dönük görülebilir.
Bu döngünün asıl faydası hız değil hesap verebilirliktir. Hangi talebin ne zaman açıldığı, ne kadar beklediği ve nasıl sonuçlandığı görünür olduğunda, iş kendiliğinden takip edilir hâle gelir. Kat malikleri kurulu toplantısında “bu yıl kaç talep geldi, kaçı çözüldü” sorusunun cevabı tahmin değil, kayıttır.
Neden fark yaratıyor?
Çoğu yönetim şirketi hazır bir yazılım kiralar ve o yazılımın sınırları içinde çalışır. Biz platformu kendimiz geliştirdiğimiz için, yönettiğimiz yapının ihtiyacına göre değiştirebiliyoruz: yeni bir rapor, farklı bir bildirim türü ya da siteye özel bir işleyiş talep edildiğinde bunu ekleyebiliyoruz.
Giriş SMS doğrulaması ile yapılır; ayrı bir şifre ezberlemeniz gerekmez.