Yönetim değişikliği, apartman için en kritik anlardan biridir. Devir sırasında alınmayan bir belge yıllar sonra ortaya çıkar ve çoğu zaman parayla ölçülen bir sorun doğurur.
Devralınması gereken belgeler
Kanuni defterler
- Karar defteri (noter tasdikli, sayfa numaraları eksiksiz)
- İşletme defteri
- Denetim defteri
Mali kayıtlar
- Banka hesap ekstreleri ve mutabakat
- Kasa devir tutanağı
- Daire bazında borç-alacak listesi
- Ödenmemiş faturalar ve devreden borçlar
- Devam eden icra dosyaları ve dosya numaraları
Sözleşmeler
- Asansör, ısıtma, temizlik, güvenlik bakım sözleşmeleri
- Sigorta poliçeleri ve yenileme tarihleri
- Personel iş sözleşmeleri ve özlük dosyaları
Teknik belgeler
- Yapı ruhsatı ve iskân belgesi
- Asansör periyodik kontrol raporları
- Yangın sistemi kontrol belgeleri
- Su deposu temizlik ve analiz raporları
- Demirbaş envanteri
En sık atlanan üç konu
1. Kıdem tazminatı karşılığı. Apartman görevlisi yıllardır çalışıyorsa, ayrıldığında doğacak kıdem tazminatı yükü devralan yönetimin önüne çıkar. Bu yükün tutarı devir sırasında hesaplanmalı ve kat maliklerine bildirilmelidir.
2. Periyodik kontrol takvimi. Asansör kontrolünün ne zaman yapıldığı bilinmiyorsa, süresi geçmiş olabilir. Devirden sonra yaşanacak bir kazada sorumluluk yeni yönetimdedir.
3. Tahsil edilemeyen alacaklar. Zamanaşımına yaklaşan aidat alacakları varsa, devir sonrası hızla harekete geçilmesi gerekir.
Devir tutanağı yazılı olmalı
Devir teslim, iki tarafın imzaladığı bir tutanakla yapılmalı ve tutanak karar defterine işlenmelidir. Tutanakta kasa mevcudu, banka bakiyesi, devredilen belgelerin listesi ve borç-alacak durumu açıkça yer almalıdır.
Yönetimi devraldığımız her yapıda bu tespiti yazılı olarak yapar ve kat maliklerine sunarız. Böylece geçmişten devralınan durum ile bizim dönemimiz net biçimde ayrılır.