Apartman ve site yönetiminde defter tutmak, tercih değil kanuni yükümlülüktür. Kat Mülkiyeti Kanunu karar defterini 32. maddede, deftere nelerin yazılacağını ve yıl sonunda noterde kapattırılmasını 36. maddede, denetim defterini ise 41. maddede düzenler. Bu sayfada hangi defterlerin zorunlu olduğunu, nasıl tutulduklarını, Ocak ayındaki noter işlemini ve defter tutulmazsa ne olacağını anlatıyoruz.
Hangi defterler zorunlu?
| Defter | Ne yazılır? | Kim tutar? | Dayanağı |
|---|---|---|---|
| Kat malikleri kurulu karar defteri | Kurul kararları, protokoller, ihtar ve tebligat özetleri, giderler | Yönetici | Madde 32, 36 |
| Denetim defteri | Denetçi raporları ve kararları | Denetçi / denetim kurulu | Madde 41 |
Kanuna göre yönetici, kurul kararlarını, yapılan ihtar ve tebligatların özetini ve tarihlerini ve tüm giderleri, 32. maddedeki deftere tarih sırasıyla yazar ve giderlerin belgelerini ile diğer belgeleri bir dosyada saklar (Madde 36). Uygulamada pek çok yönetim, gelir ve gider kayıtlarını ayrıca bir işletme (gelir-gider) defterinde tutar; gündelik dilde buna “kasa defteri”, “aidat defteri” ya da “gider defteri” de denir. Bu ayrı defter kanunun öngördüğü bir defter değildir ve noter tasdikli olması gerekmez; kanuni defter tektir ve noterde tasdik ile yıl sonu kapanışı yapılan defter, karar defteridir.
Kat malikleri kurulu karar defteri
Kanunun 32. maddesine göre kat malikleri kurulunun kararları, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan kat malikleri tarafından imzalanır. Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Kurulu kim oluşturur? Kat malikleri kurulunu kat malikleri, yani tapuda adı yazılı olanlar oluşturur. Bu yüzden karar defterine imzayı yalnızca tapu sahipleri ya da onların vekaletle yetkilendirdiği temsilcileri atabilir. Kiracılar kurulun üyesi değildir ve kendi adlarına imza atamazlar.
Neden kritik? Bir uyuşmazlıkta mahkemenin ilk isteyeceği belge karar defteridir.
Karar defteri nasıl doldurulur?
Her toplantı için defterde şu bilgiler, boşluk bırakmadan ve sırayla yazılır:
- Toplantının tarihi, saati ve yeri
- Toplantı türü: olağan ya da olağanüstü; ilk toplantı mı, nisap sağlanamadığı için yapılan ikinci toplantı mı
- Katılanlar: toplantıda bulunan kat malikleri ve temsilcileri; temsilci varsa vekaletname belirtilir
- Gündem maddeleri
- Her karar ve oylama sonucu: kabul, ret, çekimser sayısı ve arsa payı oranı
- Karşı oy gerekçeleri, varsa
- Toplantıda bulunan kat maliklerinin imzaları
Kararlar yazılırken silinti ve kazıntı yapılmaz; hata varsa üzeri çizilip yanına düzeltme yazılır ve imzalanır. Toplantı ve karar nisaplarının nasıl hesaplandığını Kat Malikleri Kurulu, Toplantı ve Karar Nisapları sayfasında anlattık.
Ocak ayında ara tasdik (yıl sonu kapanış) zorunlu mu?
Evet. Kanunun 36. maddesine göre defter, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde, yani Ocak ayı içinde yönetici tarafından notere kapattırılmak zorundadır. Pratikte bu işleme ara tasdik denir. Uygulamada noterler, yıllık ara tasdiki yapılmamış defterle işlem yapmayı reddeder: örneğin avukata vekalet vermek için karar defterindeki karar noterde onaylatılmak istendiğinde, defterin o yılın ara tasdiki yoksa noter işlemi yapmaz.
Bu görevi yerine getirmeyen yöneticiye kanunun 33. maddesinin son fıkrasındaki idari para cezası uygulanır (Madde 36).
Ocak ayında yapılacaklar:
- Defteri ve giderlerin belgelerini hazırlayın; yıl içindeki bütün kayıtların eksiksiz işlendiğini kontrol edin.
- Defteri Ocak ayı bitmeden notere götürün.
- Noterin yaptığı kapanış tasdikini defterde saklayın; defter dolmadıysa aynı defter bir sonraki yıl kullanılır, dolduysa yeni bir defter açtırılır.
Gelir ve gider kayıtları nasıl tutulur?
Defterin satırları kronolojik sırayla ilerler ve her satır bir belgeye dayanır. Tipik bir kayıt şu bilgileri taşır:
| Tarih | Belge no | Açıklama | Gelir | Gider | Bakiye |
|---|---|---|---|---|---|
| 05.03 | Makbuz 112 | 3 numaralı daire, mart aidatı | 3.000,00 | 3.000,00 | |
| 07.03 | Fatura 48 | Asansör bakımı, mart | 800,00 | 2.200,00 |
Tablodaki tutarlar örnektir; gerçek defterde her kalem kendi belgesine (makbuz, fatura, dekont) bağlanır. Gelirler (aidat, kira, diğer tahsilat) ve giderler (personel, bakım, enerji, sigorta) ayrı kalemler olarak izlenir. Gelir ve giderlerin kat maliklerine nasıl paylaştırıldığını Ortak Giderler ve Aidat Nasıl Paylaşılır? sayfasında anlattık.
Denetim defteri
Kanunun 41. maddesi kat malikleri kuruluna yöneticiyi denetleme yetkisi verir. Hesaplar, yönetim planında başka bir süre belirtilmemişse üç ayda bir denetlenir; haklı bir sebep varsa her zaman denetim yapılabilir. Kurul, denetim işini kendi aralarından seçecekleri bir denetçiye veya denetim kuruluna verebilir.
Denetçinin düzenlediği raporlar ve kararlar, noter tasdikli, sayfaları numaralı denetim defterine yazılır ve imzalanır.
Noter tasdik ücreti
Noter, defter tasdik ücreti ve karar tasdik ücreti için defterin sayfa sayısına göre ücret alır. Tarife her yıl güncellendiği için bunun güncel tutarını bulunduğunuz yerdeki noterden öğrenmek en doğrusudur. Defterin sayfa sayısı arttıkça ücret de artar; bu yüzden yapınıza uygun sayfa sayısını yönetim planıyla birlikte değerlendirmek gerekir.
Defter tutulmazsa ya da kaybolursa ne olur?
- Tutulmayan ya da Ocak ayında kapattırılmayan defter: Yönetici, kanunun kendisine verdiği görevi yerine getirmemiş olur ve idari para cezasıyla karşılaşır; kat malikleri yöneticiyi sorumlu tutabilir ve değiştirebilir.
- Kaybolan defter: Durum yazılı bir tutanakla belgelenir, yeni bir defter açılır ve kayıtlar elde kalan belgelerden yeniden oluşturulur. Hangi adımların izleneceği olaya göre değiştiği için bu durumda bir avukata danışmanızı öneririz.
- Eksik ya da düzensiz defter: Yönetim değişikliği sırasında en sık çıkan sorundur. Devir teslimde nelere bakılacağını Apartman Yönetimi Değişirken Nelere Dikkat Edilmeli? yazımızda anlattık.
Kat maliki defterleri görebilir mi?
Evet. Defter ve belgeler kat maliklerinin incelemesine hazır bulundurulur. Yönetici göstermiyorsa önce yazılı başvuru yapın ve tarihini saklayın. Sonuç alınamazsa konuyu kurulun gündemine taşımak ya da bir avukata başvurmak gerekir. Yöneticinin görev ve yetkilerini Yönetici Seçimi ve Yöneticinin Görevleri sayfasında anlattık.
Dijital kayıt defterin yerine geçer mi?
Hayır. Dijital sistemler defterlerin yerini almaz, ancak hazırlığını çok kolaylaştırır. Yönettiğimiz yapılarda tüm gelir-gider hareketleri ve kurul kararları NovaBina üzerinde tutulur; kanunen tasdikli defterler bu kayıtlardan eksiksiz ve tutarlı biçimde işlenir. Böylece hem defter mevzuata uygun olur hem de kat malikleri aradaki dönemde bilgiye anında erişir. Mali kayıtlarla ilgili hizmetimizin kapsamı için Mali Yönetim ve Muhasebe sayfasına bakabilirsiniz.
Bu sayfa genel bilgi içindir. Somut bir uyuşmazlıkta ya da defterle ilgili bir hukuki adım atmadan önce avukat görüşü alın.
Yeni teslim edilen ya da kentsel dönüşümden çıkan binalarda ilk defterin ve yönetimin nasıl kurulacağını Yeni Binada İlk Yönetim ve Defter Kurulumu yazımızda adım adım anlattık.
Yasal uyarı: Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Somut bir uyuşmazlıkta bir hukukçuya danışın. Son güncelleme: 21 Ekim 2026.