Apartman ve site yönetiminde defter tutmak, tercih değil kanuni yükümlülüktür. Yöneticinin 35. maddedeki görevlerinden biri doğrudan “defter tutmak”tır.
1. Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri
Kanunun 32. maddesine göre kat malikleri kurulunun kararları, birden başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanır.
Karara aykırı oy verenler, aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar.
Neden kritik? Bir uyuşmazlıkta mahkemenin ilk isteyeceği belge karar defteridir. Noter tasdiki bulunmayan veya sayfaları numarasız bir defterin delil değeri tartışmalı hâle gelir; yani alınmış geçerli bir kararı ispat edemeyebilirsiniz.
2. İşletme Defteri
Kanunun 36. maddesi uyarınca yönetici, gelir ve giderleri gösteren bir işletme defteri tutmak zorundadır. Bu defter de noterden tasdiklidir.
İşletme defterinde her gelir ve gider kalemi belgesiyle birlikte işlenir. Yönetici, kat maliklerinin talebi hâlinde bu defteri ve belgeleri incelemeye açmak durumundadır.
3. Denetim Defteri
Kanunun 41. maddesi kat malikleri kuruluna yöneticiyi denetleme yetkisi verir. Kurul, denetim işini kendi aralarından seçecekleri bir denetçiye veya üç kişilik denetim kuruluna verebilir.
Denetçinin düzenlediği raporlar ve verdiği ibra kararı, noter tasdikli denetim defterine kaydedilir ve bu defter kat maliklerinin incelemesine hazır bulundurulur.
Dijital kayıt defterin yerine geçer mi?
Hayır. Dijital sistemler defterlerin yerini almaz, ancak hazırlığını çok kolaylaştırır. Yönettiğimiz yapılarda tüm gelir-gider hareketleri ve kurul kararları NovaBina üzerinde tutulur; kanunen tasdikli defterler bu kayıtlardan eksiksiz ve tutarlı biçimde işlenir. Böylece hem defter mevzuata uygun olur hem de kat malikleri aradaki dönemde bilgiye anında erişir.
Yasal uyarı: Bu sayfa genel bilgilendirme amaçlıdır ve hukuki danışmanlık yerine geçmez. Somut bir uyuşmazlıkta bir hukukçuya danışın. Son güncelleme: 5 Eylül 2026.