Yeni bir bina teslim edildiğinde herkes taşınmakla meşguldür; yönetim ise çoğunlukla ilk aylarda boşta kalır. Oysa aidatın toplanması, asansörün bakımı, personelin işe alınması ve ortak giderlerin ödenmesi ilk günden itibaren birilerinin sorumluluğundadır. Bu yazıda yeni yapılmış ya da kentsel dönüşümle yenilenmiş bir binada, yönetimi ve defterleri kurarken hangi adımların hangi sırayla atılması gerektiğini anlatıyoruz.
Kanun maddelerine atıflar, 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun güncel metnine dayanır; 22 Mayıs 2026 tarihli 7579 sayılı Kanun’la getirilen değişiklikler de dahildir.
Başlamadan önce: yönetim planı
Her şeyin dayanağı yönetim planıdır. Kat mülkiyetini kuran malik ya da malikler (yeni binalarda genellikle inşaat firması, kentsel dönüşümde arsa sahipleri ve müteahhit) planı hazırlar ve imzalar; plan tapuya verilir ve tapu kütüğünün beyanlar hanesinde gösterilir (Madde 28). Plan, bütün kat maliklerini bağlayan bir sözleşme hükmündedir.
Yönetim planında şunlara bakın:
- Yönetici ve yönetim şekli (tek yönetici mi, üç kişilik kurul mu)
- Aidatın paylaşımı (bkz. Ortak Giderler ve Aidat Nasıl Paylaşılır?)
- Toplantı zamanı ve çağrı usulü
- İlk dönem için bir geçici yönetici (çoğunlukla inşaat firması) öngörülüp öngörülmediği. Öngörülmüşse ilk görev, yönetimin kat maliklerinin seçeceği yöneticiye devridir.
Planın bir örneğini her kat malikinin alması gerekir. Elinizde yoksa tapu müdürlüğünden temin edilebilir.
Adım 1: Kat maliklerinin listesini çıkarın
Kat malikleri kurulunu tapuda adı yazılı olanlar oluşturur. Kiracılar kurulun üyesi değildir. Toplantıya çağıracağınız, oy kullanacak ve defteri imzalayacak kişiler bunlardır; bir malik adına başkası katılacaksa bir vekaletname gerekir. Bu yüzden ilk iş, her bağımsız bölüm için tapu sahibini, arsa payını ve ulaşılabilir iletişim bilgisini bir listede toplamaktır.
Adım 2: İlk kurul toplantısını yapın
Kanunda ilk toplantıyı kimin çağıracağını gösteren özel bir hüküm yok. Yönetim planında geçici bir yönetici varsa çağrıyı o yapar; yoksa kat maliklerinden biri girişimi başlatabilir.
Toplantı kuralları kanunda yazılıdır:
- Çağrı: Toplantı tarihinden en az 15 gün önce, tüm maliklere yapılır. Çağrıda ikinci toplantının yeri ve tarihi de belirtilir; iki toplantı arasında en az 7 gün olmalıdır (Madde 29).
- Toplantı yeter sayısı: Kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı bakımından yarısından fazlası katılırsa toplantı yapılır. Sağlanamazsa ikinci toplantı en geç 15 gün sonra yapılır ve katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır (Madde 30).
Toplantı çağrısının eksik yapılması, alınan kararın yıllar sonra iptaline yol açabilir. Nisap hesabı ve çağrı usulünün ayrıntısı için Kat Malikleri Kurulu, Toplantı ve Karar Nisapları sayfasına bakabilirsiniz.
İlk toplantı gündemi için öneri:
- Toplantı başkanlığının seçilmesi
- Yöneticinin (ya da profesyonel yönetim şirketinin) seçilmesi
- Denetçinin seçilmesi
- Geçici işletme projesinin (bütçenin) sunulması ve avans tutarının belirlenmesi
- Banka hesabı ve imza yetkisi
- Personel ve bakım sözleşmeleri konusunda yetki
Adım 3: Yöneticiyi seçin
Sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü olan yapılarda yönetici atanması zorunludur (Madde 34). Yönetici kat maliklerinden biri olabileceği gibi dışarıdan bir kişi ya da profesyonel bir yönetim şirketi de olabilir. Atama, kat maliklerinin hem sayı hem arsa payı çoğunluğuyla yapılır ve yönetici her yıl yeniden atanır. Kat malikleri anlaşamazsa ya da yönetici atayamazsa, maliklerden birinin başvurusu üzerine sulh mahkemesi yönetici atar.
Yöneticinin adı, soyadı ve adresi binanın giriş kapısı yanında görülebilir şekilde asılmak zorundadır. Yönetici seçiminin ayrıntıları için Yönetici Seçimi ve Yöneticinin Görevleri sayfasına, profesyonel şirket seçerken nelere bakılacağı için Yönetim Şirketi Seçerken Nelere Bakılmalı? yazısına bakın.
Adım 4: Karar defterini alın
İlk toplantının kararları, noter tasdikli karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan kat malikleri tarafından imzalanır (Madde 32). Bu yüzden toplantıdan önce defterin noterde tasdik ettirilmiş olması gerekir. Yönetici, kararları, ihtar ve tebligatların özetini ve giderleri bu deftere tarih sırasıyla yazar ve belgeleri bir dosyada saklar (Madde 36).
Yıl ortasında alınan defter de ertesi yılın Ocak ayı içinde notere kapattırılır (ara tasdik); noterler ara tasdiki yapılmamış defterle işlem yapmayı reddeder. Defterin nasıl doldurulacağı, imza kuralları ve Ocak işlemi için Karar Defteri ve İşletme Defteri Nasıl Tutulur? sayfasına bakabilirsiniz.
Adım 5: Binanın banka hesabını açın
Toplanan para ve avanslar, bankada hesap açtırılarak yatırılır (Madde 35). Hesabın bina adına açılması ve para hareketlerinin kat maliklerince görülebilmesi önemlidir; hesap yöneticinin ya da yönetim şirketinin kendi hesabı olmamalıdır. Hesap açılışı için bankalar genellikle kurul kararını, yönetici seçimini gösteren karar defteri sayfasını ve vergi kimlik numarasını ister; gereksinimleri bankanızdan öğrenin.
Adım 6: İşletme projesini hazırlayın
İşletme projesi, binanın tahmini yıllık gelir ve giderlerini ve her kat malikine düşecek payı gösteren bütçedir (Madde 37). Kanun, bu konuda 2026’da değişti (7579 sayılı Kanun):
- İşletme projesi kat malikleri genel kurulunda onaylanır.
- Kurulca kabul edilmiş bir proje yoksa yönetici gecikmeksizin geçici bir işletme projesi hazırlar; genel kurul, projeyi üç ay içinde aynen ya da değiştirerek karara bağlar.
- Yönetici, işletme projesi onaylanıncaya kadar avans toplayabilir (Madde 35); avans tükenince süresiz yeniden avans toplamak mümkün olmaz.
- Mevcut bir işletme projesi varsa, sonraki yıllarda geçici proje bedelleri yeniden değerleme oranından fazla artırılamaz.
Yeni bir binada henüz onaylı proje olmadığı için ilk bütçe sıfırdan hazırlanır. Doğru hazırlanmış bir ilk bütçe, sonraki yılların aidat tartışmalarını da kolaylaştırır. Ortak giderlerin paylaşımı için Ortak Giderler ve Aidat Nasıl Paylaşılır? sayfasına bakın.
Adım 7: Yapıyı teslim alın
Yeni bir binada ortak alanları ve sistemleri yazılı olarak teslim almak, ilk aylardaki arızaların faturasının kime ait olduğunu belirler. Teslim tutanağında şunlar yer almalıdır:
- Ortak alanların (çatı, otopark, bahçe, havuz, giriş holleri) durumu ve fotoğrafları
- Asansör, kazan dairesi, hidrofor, jeneratör ve yangın sistemlerinin devreye alma ve muayene belgeleri
- Garanti belgeleri, kullanım kılavuzları ve proje dosyaları
- Anahtar, kumanda ve kart teslimi
- Eksik ve kusurlu işlerin listesi ve tamamlanma tarihi
Binanın sigortasının yaptırılması da yöneticinin görevidir (Madde 35). Bakım ve periyodik kontrollerin takvimi için Teknik Yönetim sayfamıza bakabilirsiniz.
Adım 8: Personel ve sözleşmeler
Apartman görevlisi, güvenlik, temizlik ve bakım firmaları ile yapılacak sözleşmeleri ilk toplantıda verilen yetkiye göre yapın. Personel çalıştıran yapılarda işe giriş bildirimlerinin ve ücret ödemelerinin düzenli yürütülmesi gerekir; ayrıntı için Apartman Görevlisi (Kapıcı) Hakları ve İşveren Yükümlülükleri sayfasına bakın.
İlk üç ayın kontrol listesi
| Zaman | Yapılacak |
|---|---|
| İlk hafta | Yönetim planını alın, tapu sahipleri listesini çıkarın, yapıyı yazılı teslim alın |
| İlk ay | Defteri noterde tasdik ettirin, çağrıyı yapın, ilk kurul toplantısını yapın, yöneticiyi seçin, adı kapıya asın |
| İlk ay | Banka hesabını açın, avans tutarını belirleyin, personel ve bakım sözleşmelerini yapın |
| Üç ay içinde | Geçici işletme projesini genel kurulda karara bağlayın |
| Ertesi yılın Ocak ayı | Defteri notere kapattırın (ara tasdik) |
Bu işleri biz yürütebilir miyiz?
Yukarıdaki adımların çoğu kâğıt, takvim ve kayıt işidir; bir adım atlandığında etkisi aylar sonra ortaya çıkar. Bu yüzden yeni binalarda yönetimi kurarken profesyonel destek almak mantıklıdır. Biz bu adımların toplantı, defter ve mali kayıt, bakım ve personel kısmını yürütüyoruz:
- Kurul toplantısının hazırlanması: çağrı, hazirun cetveli, nisap hesabı ve kararların deftere işlenmesi
- Kayıtlar: defterlerin tutulması ve Ocak ayı işlemlerinin takibi; gelir-gider kayıtlarının NovaBina üzerinde kat maliklerine açık tutulması
- Mali yönetim: bütçe, aidat tahakkuku ve tahsilatı, banka hesabı ve mutabakat
- Teknik ve tesis yönetimi: bakım takvimi, sözleşme ve personel takibi
Hukuki adımlar (örneğin yönetim planı tadili ya da mahkemeye başvuru) için ayrıca avukat görüşü almanızı öneririz. Yeni binanızın yönetimini kurmak için ücretsiz keşif isteyin; yapıyı yerinde görüp ilk üç ay için yapılması gerekenleri yazılı olarak sunalım. Hizmetlerimizin kapsamı için Mali Yönetim ve Muhasebe ve Tesis Yönetimi sayfalarına bakabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Yönetici olarak inşaat firmasını bırakabilir miyiz? Yönetim planında geçici yönetici öngörülmüşse yönetimi kat maliklerinin seçeceği yöneticiye devretmek ilk işlerden biri olmalıdır. Devir sırasında kayıtların, belgelerin ve kasanın nasıl teslim alınacağı için Apartman Yönetimi Değişirken Nelere Dikkat Edilmeli? yazısına bakın.
Sekizden az daire varsa yönetici şart mı? Zorunlu değildir; yine de yönetim planında belirtilen bir düzen kurmak ve karar defteri tutmak aidatın ve kararların kaydı için yararlıdır.
Toplantıya yeterli sayıda malik gelmezse ne olur? İkinci toplantı yapılır; bu toplantıda karar, katılanların salt çoğunluğuyla alınır. Çağrıda ikinci toplantının yeri ve tarihinin yazılı olması gerekir.
Kentsel dönüşümden çıkan binada eski yönetimin defteri geçerli mi? Yeni bir kat mülkiyeti kurulduğu için genellikle yeni bir yönetim planı ve yeni bir defter gerekir. Eski binanın kayıtlarının devri konusunda bir avukata ya da yönetim şirketine danışın.
Bu yazı genel bilgi içindir. Somut bir uyuşmazlıkta ya da hukuki bir adım atmadan önce avukat görüşü alın.