Yönetim şirketi seçmek, apartmanın birkaç yıl boyunca parasını, bakımını ve komşuluk ilişkilerini birine emanet etmektir. Bu yüzden en düşük teklifi seçmek ile doğru şirketi seçmek aynı şey değildir. Aşağıdaki liste, karar vermeden önce kurulda görüşülmesi gereken noktaları sıralıyor. Ücret kalemlerini ayrıca Apartman ve Site Yönetim Şirketi Ücreti Nasıl Belirlenir? yazısında anlattık; burada ücretin dışındaki ölçütlere odaklanıyoruz.
Yönetim şirketi ne yapar, ne yapmaz?
Yönetim şirketi, kat malikleri kurulunun verdiği yetki çerçevesinde apartmanı yönetir: aidatı tahakkuk ettirir ve toplar, giderleri öder, personel ve bakım işlerini organize eder, defterleri tutar, kurul toplantılarını hazırlar. Şirket karar vermez, karar uygular; bütçeyi, işletme projesini ve büyük harcamaları kurul belirler. Yönetim şirketi size “bunu yapacağız” diyorsa kararın kurulda alınmış olması gerekir.
Yönetim şirketi seçimi de kurulun işidir. Sözleşmenin tarafı apartmanın kendisidir; kat maliklerinden biri ya da yalnızca yönetici kendi adına sözleşme yapmamalıdır. Seçim ve yetkiye ilişkin ayrıntılar için Yönetici Seçimi ve Kat Malikleri Kurulu sayfalarına bakabilirsiniz.
Karar vermeden önce sorulacak yedi şey
1. Şirket ne kadar süredir ve kaç yapı yönetiyor? Kuruluş yılı ve yönetilen yapı sayısı, tek başına kalite göstermez; ama büyüklüğü size yakın yapıları yönetip yönetmediğini gösterir. Elli daireli bir apartmanın ihtiyacı ile üç yüz daireli bir sitenin ihtiyacı farklıdır.
2. Referans verebiliyor mu? Yönettiği iki üç yapının yöneticisiyle veya kat malikleriyle konuşmak, sunumdan daha çok şey söyler. Adı geçen yerlere gerçekten ulaşılabiliyor mu, bunu sorun.
3. Para nereden geçiyor? Aidat doğrudan apartman adına açılmış bir banka hesabına yatmalı, şirketin kendi hesabından geçmemelidir. Hesap hareketlerini kat malikleri istediği an görebilmelidir. Bu, seçimde en çok ağırlık vermeniz gereken ölçüttür.
4. Rapor nasıl, ne sıklıkla geliyor? Aylık gelir-gider tablosu, daire bazında borç listesi ve yapılan işlerin özeti, kâğıtla değil de erişilebilir bir ortamdan ve belirli bir günde gelmelidir. “İsteyene gösteririz” yeterli bir cevap değildir.
5. Sorun çıktığında kime ulaşılıyor? Acil durumda (su baskını, asansör arızası, yangın) arayacağınız kişi, çalışma saatleri ve yanıt süresi yazılı mı? Kentin başka ucundaki bir ofisten yönetilen yapıda arıza anındaki gecikme gerçek bir maliyettir.
6. Sigorta ve sorumluluk nasıl düzenlenmiş? Şirketin hatasından doğan zarar kime ait? Mesleki sorumluluk sigortası var mı? Gönüllü bir yöneticide bu risk şahsa aittir; profesyonel bir şirkette ise sözleşmeyle tüzel kişiye geçmelidir.
7. Mevcut durumu nasıl ele alıyor? İyi bir şirket teklif vermeden önce yapıyı görmek ister: defterleri, mevcut sözleşmeleri, personeli, borç listesini. Yapıyı görmeden “şu kadara yönetiriz” diyen teklif, bir sonraki aşamada ek kalemlerle büyüyebilir.
Sözleşmede mutlaka olması gerekenler
Sözleşmeyi imzalamadan önce kurulda okuyun; şu noktalar açık yazılmalıdır:
- Taraflar ve yetki: sözleşmeyi apartman adına kim imzalıyor, hangi kurul kararına dayanıyor?
- Görev tanımı: yapılacak işler tek tek yazılı mı, yoksa “gerekli tüm işler” gibi muğlak bir ifade mi var?
- Ücret ve kapsam dışı işler: ücret neleri kapsıyor, ek hizmetler nasıl ücretlendiriliyor, yıllık artış nasıl belirleniyor?
- Süre ve fesih: başlangıç, bitiş, otomatik uzama, fesih için bildirim süresi. Memnun kalmazsanız ayrılmak ne kadar zor?
- Para ve hesap: aidatın hangi hesaba yatacağı, harcama için yetki sınırı, belirli tutarı aşan harcamada kurul onayı.
- Raporlama: raporun sıklığı, biçimi ve kat maliklerine nasıl iletileceği.
- Devir teslim: sözleşme bittiğinde defterlerin, belgelerin ve hesabın nasıl teslim edileceği. Ayrıntı için Apartman Yönetimi Değişirken Nelere Dikkat Edilmeli? yazımıza bakabilirsiniz.
- Veri ve gizlilik: kat maliklerinin kişisel verilerinin nasıl korunduğu ve sözleşme sonunda ne olacağı.
Dikkat edilmesi gereken işaretler
- Yapıyı görmeden verilen, çok düşük ve her şeyi kapsadığı söylenen teklif.
- Aidatın şirketin kendi hesabına yatırılması talebi.
- Rapor ve belge vermekte isteksizlik.
- Referans vermekten kaçınma.
- Sözleşmede fesih hakkının fiilen kullanılamayacak biçimde bağlanması.
- Kurul kararı olmadan sözleşme imzalatılmak istenmesi.
İlk üç ay nasıl izlenmeli?
Şirketle çalışmaya başladıktan sonra ilk üç ay, kurulun sürece en çok dahil olması gereken dönemdir:
- İlk ay: devir teslim tutanağı, defterler, banka hesabı ve personel kayıtları eksiksiz teslim alındı mı?
- İkinci ay: ilk aylık rapor zamanında ve anlaşılır geldi mi? Rakamlar banka hesabıyla uyuşuyor mu?
- Üçüncü ay: arıza ve talepler yazılı olarak kaydedilip çözüme bağlandı mı? Bakım takvimi hazırlandı mı?
Bu üç soruya olumlu cevap alıyorsanız süreç sağlıklı ilerliyordur. Almıyorsanız konuyu sözleşmenin fesih süresi dolmadan, yazılı olarak kuruldan açın.
Bizi değerlendirirken
Biz de bu sorulara yazılı cevap vermeyi tercih ediyoruz. Yapıyı görmeden teklif vermiyoruz: ücretsiz keşif sırasında ortak alanları, teknik donanımı, mevcut sözleşmeleri ve personel durumunu yerinde görüyor, kapsamı ve ücreti yazılı sunuyoruz. Referanslarımıza Referanslar sayfasından, hizmet verdiğimiz ilçelere Bölgeler sayfasından ulaşabilirsiniz.