“Apartman yönetim şirketi ne kadar alır?” sorusunun tek bir cevabı yok, çünkü iki yönetim teklifi aynı işi kapsamıyor olabilir. Bir teklifte yalnızca muhasebe vardır, bir diğerinde personel, teknik bakım ve hukuki takip de vardır. Rakamları karşılaştırmadan önce neyin karşılığında ödediğinizi karşılaştırmak gerekir.
Bu yazıda ücretin hangi etkenlere göre belirlendiğini, tekliflerin hangi kalemlerden oluştuğunu ve teklif isterken sorulması gereken soruları topladık. Güncel bir rakam vermiyoruz: yapınıza bakmadan verilen her rakam tahmindir.
Ücreti belirleyen beş etken
1. Bağımsız bölüm sayısı. Daire sayısı arttıkça yönetimin işi artar: tahakkuk, tahsilat, sakin iletişimi ve arıza talepleri daire sayısıyla büyür. Buna karşılık daire başına düşen yönetim payı genellikle büyük sitelerde küçülür.
2. Yapının donanımı. Asansör, jeneratör, hidrofor, kazan dairesi, havuz, güvenlik kulübesi ve peyzaj alanı her biri ayrı bakım ve takip işi demektir. Asansörsüz, ortak alanı az bir apartman ile havuzlu ve güvenlikli bir site aynı ücretle yönetilemez.
3. Hizmet kapsamı. Yalnızca mali yönetim mi istiyorsunuz, yoksa personelden teknik bakıma, hukuki süreçlerden sakin iletişimine kadar baştan sona yönetim mi? Kapsam genişledikçe ücret de artar; ancak parça parça aldığınız hizmetleri birleştirmek çoğu zaman toplam yükü azaltır.
4. Yapının mevcut durumu. Defterleri düzgün tutulmamış, borç takibi yapılmamış veya devreden icra dosyaları olan bir yapıda ilk aylarda yoğun bir toparlama işi gerekir. Bu işin ücretlendirilip ücretlendirilmediğini baştan sormak gerekir.
5. Yönetimin ne kadar dijital çalıştığı. Aidat takibini, duyuruları ve arıza taleplerini bir platform üzerinden yürüten yönetim, aynı işi kâğıt ve telefonla yapan yönetime göre daha az zaman harcar. Bu, ücrete de yansır; ayrıca sakinler için şeffaflık demektir.
Teklif hangi kalemlerden oluşur?
Bir yönetim teklifinde genelde şu kalemler ayrı ayrı veya birleşik olarak yer alır:
- Yönetim hizmet bedeli: Şirketin yönetim, koordinasyon, raporlama ve sakin iletişimi karşılığı aldığı bedel.
- Muhasebe ve defter tutma: Aidat tahakkuku, tahsilat, kanuni defterlerin (karar, işletme, denetim) tutulması ve aylık gelir-gider raporu.
- Personel yönetimi: Apartman görevlisi, güvenlik ve temizlik personelinin işe alımı, SGK bildirimleri, puantaj ve izin takibi. Personelin maaş ve SGK giderinin kendisi yönetim ücreti değildir; bu, apartmanın zaten ödediği bir giderdir ve bütçede ayrıca gösterilmelidir.
- Teknik bakım takibi: Asansör, kazan, hidrofor, yangın ekipmanı gibi sistemlerin periyodik bakımlarının planlanması ve yaptırılması. Bakımı yapan firmanın bedeli ayrı bir giderdir.
- Hukuki takip: Borçlu maliklere karşı icra takibi ve kurul toplantılarında danışmanlık. Bunun yönetim ücretine dahil olup olmadığı, yoksa dosya başına mı ücretlendirildiği açıkça yazılmalıdır.
Ücret kimin tarafından, nasıl ödenir?
Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre yönetici aylığı, ortak giderler arasında sayılır ve arsa payı oranında paylaşılır (m. 20). Yönetim şirketinin ücreti de bu gider kaleminin içinde yer alır, yani her kat maliki kendi payı kadar katkıda bulunur. Ücretin tutarı ve yönetim şirketiyle yapılacak sözleşme kat malikleri kurulunun kararıyla belirlenir. Yönetim planında farklı bir paylaşım öngörülmüşse o geçerlidir. Ayrıntı için Ortak Giderler ve Aidat Nasıl Paylaşılır? ve Kat Malikleri Kurulu sayfalarına bakabilirsiniz.
Yönetim şirketiyle çalışmak, yönetim işini gönüllü bir komşuya bırakmaya göre ek bir maliyet gibi görünür; ancak karşılaştırmanın doğru yolu, gönüllü yöneticinin ayırdığı zamanı, yapılan hataların bedelini ve tahsil edilemeyen aidatları da hesaba katmaktır.
Teklif isterken sorulması gereken sorular
Teklifleri yan yana koyarken şunları yazılı olarak isteyin:
- Ücret neleri kapsıyor, neleri kapsamıyor? Kapsam dışı kalan her iş için ayrı ücret var mı?
- Personel, bakım ve hukuki masraflar ücretin içinde mi, üzerinde mi? Hangileri apartmanın bütçesinden ayrıca ödenecek?
- Ücret yıl içinde nasıl değişir? Artış neye göre yapılıyor, hangi sıklıkla?
- Sözleşme süresi ve fesih koşulları nedir? Memnun kalmazsanız çıkmak ne kadar zor?
- Para kimin hesabından geçer? Aidat doğrudan apartmanın banka hesabına mı yatıyor, yoksa şirketin hesabından mı geçiyor? Güvenli olan, apartman adına açılmış ayrı bir hesaptır.
- Ne sıklıkla, hangi formatta rapor alacaksınız? Gelir-gider ve borç durumunu istediğiniz zaman görebiliyor musunuz?
- Kimle muhatap olacaksınız? Sorun çıktığında aranacak kişi ve cevap süresi yazılı mı?
- Referans verebiliyor mu? Yönettiği benzer büyüklükteki yapılardan bilgi alabilir misiniz?
Çok düşük ücretli teklife dikkat
Piyasanın çok altında bir teklif cazip görünebilir, ancak çoğu zaman bir kalem teklifin dışında bırakılmıştır ve sonradan “ek hizmet” olarak karşınıza çıkar. Düşük ücretin karşılığında bakımların aksaması, sorunlara geç yanıt verilmesi ve raporlamanın zayıf kalması da sık görülen sonuçlardır. Teklifteki en düşük rakama değil, toplam yıllık maliyete bakın: yönetim ücreti, personel, bakım ve hukuki giderler birlikte.
Bizde ücret nasıl belirlenir?
Ücretlendirmeyi bağımsız bölüm sayısına, yapının donanımına (asansör, havuz, jeneratör, güvenlik) ve istenen hizmet kapsamına göre yapıyoruz. Yapıyı görmeden rakam vermiyoruz: önce ücretsiz keşif yapıyor, ortak alanları, teknik donanımı, mevcut sözleşmeleri ve personel durumunu yerinde görüyor, ardından kapsamı ve ücreti yazılı olarak sunuyoruz. Keşif ve teklif herhangi bir yükümlülük doğurmaz.
Hizmetlerimizin kapsamı için Tesis Yönetimi ve Mali Yönetim ve Muhasebe sayfalarına, hizmet verdiğimiz ilçeler için Bölgeler sayfasına bakabilirsiniz. Binanız için net bir teklif almak isterseniz ücretsiz keşif isteyin.
Yönetim şirketi seçerken ücret dışında hangi ölçütlere bakılacağını Apartman ve Site Yönetim Şirketi Seçerken Nelere Bakılmalı? yazısında topladık.